¿Cómo organizar los tiempos y no sentir obligación?

Yo no solía ser nada organizada, en realidad era bastante desordenada y caótica (y en muchas cosas lo sigo siendo), pero después de la ansiedad aprendí que la organización, el orden y la estructura es muy importante para que a nivel mental también tenga orden y calma. Así es que poco a poco he ido aprendiendo a organizarme.

Mucho de mi organización se la debo a David Allen, quien tiene un programa sobre “Getting things done”, que trata sobre cómo ser productivo sin estrés y con la mente tranquila. Su método lo he ido mezclando con lo que comparte Danielle Laporte en su libro de “The Desire Map”, donde te va guiando para crear tu vida y plantearte tus metas en función de lo que te apasiona. (les comparto videos de sus trabajos en los enlaces)

Todo esto también lo mezclo con la filosofía zen respecto al tiempo, en la que habla de que menos es más, siempre cuando eso que hagas (aunque sea menos) lo hagas con tu atención puesta en el presente.

Y también gracias a Loup por diseñar tan inspiradores libros de organización.

La idea principal que te quiero compartir se trata de lo siguiente:

1. Necesitas tener una visualización clara de cómo te quieres sentir
2. Tener una visualización de tu día ideal
3. Estar constantemente vaciando tu mente de las cosas que quieres hacer o “tienes” que hacer
4. Darle prioridad a esas cosas en función de la visualización que tienes de ti mismo, (las cosas que haces necesitan ir en línea con tu intención inicial)
5. Pasar esas actividades a una agenda, y si es neceasrio, a un calendario anual, para que tu en tu mente sepas que eventualmente harás esas actividades
6. Llevar tu día con flexibilidad, pero con la guía de ésta agenda que te va diciendo para qué es cada momento, tú te dedicas a actuar y ejecutar, viviendo desde el presente cada una de esas actividades.
7. La flexibilidad está en que en el momento se vale decir “ahorita mi cuerpo necesita descansar, pasaré ésta actividad para otro momento”, o bien “ahorita estoy muy productiva, pasaré el descanso para después”.

Los puntos principales de ésta organización para que no acumules estrés son:

• que sepas que cada actividad tiene su momento, para evitar estar con la mente pensando que tienes que hacer todo en éste preciso momento, evitar caer en el multitasking o en esa sensación de prisa porque “ya tengo que hacer lo que sigue”.
• que sepas cuál es el sentido final de cada actividad, puedes preguntarte “y para qué hago esto” y preguntartelo cuántas veces sea necesario hasta que encuentres un motivo y sentido importante para ti, si no tiene sentido, es mejor dejar de hacerlo.
• asignar mismo tipo de actividades por día, por ejemplo, si tienes que salir a la calle a hacer pendientes, pues un día te dedicas a eso, en lugar de poner cada día una actividad diferente. Esto sería como poner las actividades por bloques dependiendo de la actividad que representa para ti.
• considerar tiempos asignados de descanso, relajación o esparcimiento
• evitar acumular pendientes o tareas en tu cabeza, tu cabeza ha de estar limpia y vacía para generar ideas y para poner atención en el presente, todos tus pendientes o tareas siempre han de vaciarse en una libreta, la cual revisas después, una vez por semana quizás, para priorizar y asignarle su tiempo en tu agenda
• tener claro los pasos previos para alcanzar un objetivo, una meta o cubrir un pendiente, y saber que esos pasos necesitan tiempo, y saber que estos pasos te llevan a una intención previo, que tienen un sentido de ser que te permitirá sentirte como ya definiste que te quieres sentir
• deja espacios libres para imprevistos o para antojos del momento, de hecho, agenda momentos diarios de “la nada”, donde en el momento descubres qué quieres hacer.

Creo que es conveniente tener varios momentos de organización:

1. Un momento donde te planteas cómo te quieres sentir, cómo te visualizas, cómo es un día ideal para ti, cuáles son tus metas a corto plazo, quién quieres ser, cómo quieres que sea tu vida, y a partir de ahí elegir las actividades que corresponden a ésta visualización
2. Un momento previo a la semana donde escribes todos tus pendientes, los priorizas y los pasas a la agenda, con acciones específicas
3. Un momento antes de irte a dormir o al iniciar el día, en el que visualizas y programas tu día en función de lo que se va presentando

Ahora, te quiero compartir un poco de cómo es mi organización personal, sobre todo ahora, al inicio del año donde hago un alto y me visualizo cómo me quiero sentir y cómo quiero llevar mi vida.

Las siguientes actividades corresponden a mi primer momento de organización, el que le da línea e intención a mis actividades diarias:

1. Primero, defino cómo me visualizo a mí misma en general y en cada área de mi vida
2. Después, eligo qué actividades me permiten sentirme así, priorizándolas
3. También aclaro qué actividades actuales no me están permitiendo sentirme así, para modificarlas
4. A partir de estos puntos, mas o menos diseño un día ideal en el que fluyo y me visualizo con gusto, lo depuro y lo cambio varias veces hasta que me haga sentir tranquila

(este mismo proceso, lo hago hacia mi proyecto personal que es Desansiedad, te recomiendo hacerlo hacia tu empresa, negocio o trabajo).

Ahora te comparto un ejemplo de organización semanal

1. Si te fijas, aquí me enfoco en escribir mis pendientes escribiendo un verbo al inicio, esto es para tener bien claro qué es lo que necesitas hacer.
2. Después de cada pendiente, escribo cuáles son las cosas que tienen que suceder o que yo necesito hacer para que realmente suceda eso que quiero que suceda.
3. También aclaro cuánto tiempo me lleva hacerlo, para asignar el tiempo mas o menos real en mi agenda.
4. Después le asigno prioridades
5. Finalmente lo paso a mi agenda, donde procuro tener un espacio para escribir específicamente las citas con horario, y otro espacio para escribir los pendientes que hago en diferentes momentos del día.